KSeF obligatoryjny z uwzględnieniem najnowszych zmian – Nowa era faktur VAT

Zdzisław Modzelewski

Doradca podatkowy, partner w spółce doradztwa podatkowego, doświadczony wykładowca i praktyk, od wielu lat specjalizuje się w zagadnieniach związanych z podatkiem VAT, autor licznych artykułów o tematyce podatkowej. Doświadczenie zawodowe zdobywał pracując w międzynarodowych spółkach zajmujących się doradztwem podatkowym Stały współpracownik naszej firmy.

1. Wprowadzenie:

• E-faktury w unijnym VAT – co nas czeka?
• Co to jest KSeF?
• Co to jest e-faktura/faktura ustrukturyzowana?
• E-faktura vs. faktura elektroniczna vs. faktura?
• Co oznacza „wystawienie faktury w KSeF”?

2. Terminy wejścia w KSeF:

• Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
• Wyjątki i terminy ich obowiązywania?

3. Jak działa KSeF:

• Założenia modelu funkcjonowania KSeF;
• Dostęp do KSeF i podmioty uprawnione;
• Wystawienie faktury w ramach KSeF;
• Wystawienie faktury: bezpośrednio w KSeF lub poprzez system podatnika;
• Wystawienie faktury: wysyłka wsadowa a interaktywna?  
• Walidacja faktury przez KSeF – co to oznacza?
• Otrzymanie faktury w ramach KSeF;
• Jakie rodzaje faktur można wystawiać w KSeF?
• Czy faktury będą wystawiane i otrzymywane poza KSeF?
• Dostęp do faktury w KSeF: podatnik krajowy, zagraniczny lub inny nabywca
• KSeF a JPK_VAT;

4. Schema Fa (3) i jej najważniejsze elementy:

• Format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF;
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne;
• Podstawowe części składowe e-faktury;
• Jakie dane pojawią się w sekcjach:
  – Nagłówek;
  – Podmiot 1,
  – Podmiot 2,
  – Podmiot 3,
  – Podmiot Upoważniony;
  – Fa;
  – Stopka;
• Omówienie wybranych elementów schemy;

5. Uwierzytelnianie się i nadawanie uprawnień w KSeF:

• Rodzaje uprawnień w KSeF;
• Sposoby nadawania uprawnień;
• Przekazywanie uprawnień;
• Metody uwierzytelniania się w KSeF;
• ZAW-FA – w jakich sytuacjach ma zastosowanie?

6. Istotne elementy obowiązkowego KSeF:

• Kto musi stosować faktury ustrukturyzowane?
• Czy obowiązkowy KSeF oznacza brak faktur papierowych i elektronicznych?
• Co z fakturami dla podmiotów zagranicznych i od podmiotów zagranicznych?
• A faktury dla osób prywatnych? Czy można wystawić fakturę w relacji B2C?
• Zmienione zasady stosowania kursu waluty;
• Faktury VAT-RR w KSeF – nowe terminy i zasady;
• Awaria KSeF – czy można wystawiać faktury i w jaki sposób?
• Tryb offline – co to jest i czy trzeba się będzie z niego tłumaczyć?
• Faktury zaliczkowe i faktury proforma w KSeF?
• Nowe zasady korygowania faktur w KSeF;
• Likwidacja not korygujących i duplikatów w KSeF;
• Dodatkowe oznaczenia na fakturach (kody QR) – co to, kiedy się pojawia i po co?
• Nowy termin zwrotu VAT;
• Samofakturowanie w KSeF;
• Rozliczanie faktur korygujących (in plus/in minus) w zależności od tego, czy faktura jest wystawiona w KSeF, jest w trybie awaryjnym/offline czy poza KSeF (perspektywa sprzedawcy i nabywcy);

7. Inne zmiany związane z wejściem obowiązkowego KSeF:

• Przelewy z nr KSeF – w jakich przypadkach?
• Za co grożą kary w KSeF?
• Kto i w jaki sposób będzie ustalał wysokość kar?
• Kary w KSeF a konsekwencje w ramach KKS;

8. Plusy i minusy związane z wejściem w życie obowiązkowego KSeF;

• Przechowywanie faktur;
• Ryzyko utraty faktur;
• Koszty wysyłki faktur;
• Weryfikacja faktur zakupowych;
• Automatyzacja procesów;
• Procedury i umowy;
• Dostęp do faktur przez fiskusa;

9. Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

• Zespół;
• Audyt;
• Przegląd procedur (po stronie sprzedaży jak i zakupów);
• Przegląd transakcji i umów (sprzedażowych i zakupowych);
• Dane, które muszą być na e-fakturach (obowiązkowo i biznesowo);
• Modyfikacje systemów informatycznych i procesów;
• Analiza procesu wystawiania i otrzymywania faktur w ramach KSeF;
• Regulaminy sprzedaży i ewentualna potrzeba ich dostosowania;
• Archiwum danych z KSeF;
• Monitoring funkcjonowania KSeF;
• KSeF jak narzędzie optymalizujące procesy w firmie;
• Awarie i procedury na wypadek ich wystąpienia;
• Dostosowanie innych procesów do KSeF (np. przelewy z nr KSeF);
• Testy przed 1 lipca 2024;

10. Pytania?